Organic Solution BD | সহায়তা ও ব্যবহার নির্দেশিকা

সব role

সবার জন্য সাধারণ নির্দেশনা

লগইন ও নিরাপত্তা

স্বাগতম পাতা থেকে Go to Dashboard চাপুন এবং আপনার ফোন নম্বর দিন।
পাসওয়ার্ড চাওয়া হলে নিজের পাসওয়ার্ড লিখুন। অন্যের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করবেন না।
শেয়ার করা ডিভাইসে কাজ শেষে অবশ্যই লগআউট করুন। পাসওয়ার্ড কাউকে জানাবেন না।
অ্যাকাউন্ট ব্লক বা অনুমোদনহীন হলে অ্যাডমিনের সঙ্গে যোগাযোগ করুন।

সাধারণ নেভিগেশন

Home বাটন ড্যাশবোর্ডে এবং Back বাটন আগের ধাপে ফিরিয়ে নেয়।
Search ব্যবহার করে বিদ্যমান রিটেইলার, কাস্টমার, পণ্য বা রেকর্ড খুঁজুন; একই তথ্য দ্বিতীয়বার তৈরি করবেন না।
তারিখভিত্তিক পাতায় সঠিক দিন বা সময়কাল নির্বাচন হয়েছে কি না নিশ্চিত করুন।
প্রিন্ট বাটন থাকলে প্রিন্টের আগে তথ্য ও ইনভয়েস নম্বর যাচাই করুন।

প্রোফাইল

Profile থেকে নাম, ফোন, ইমেইল ও বর্গাকার প্রোফাইল ছবি হালনাগাদ করা যায়। ফোন ও ইমেইল অন্য কোনো অ্যাকাউন্টে ব্যবহৃত হলে সেভ হবে না। অনুমতি থাকলে Password থেকে পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করুন।

Role: Core Admin ও Super Admin

কোর অ্যাডমিন নির্দেশিকা

কোর অ্যাডমিন সব Admin কাজের পাশাপাশি ব্যবসার মূল কাঠামো, স্টাফ, DSR, স্টক ও হিসাব-সহায়ক তথ্য পরিচালনা করেন।

স্টাফ, DSR ও ক্লায়েন্ট

Staffs, DSRs ও Clients থেকে সংশ্লিষ্ট তালিকা দেখুন, প্রয়োজনমতো তথ্য তৈরি বা সম্পাদনা করুন।
DSR-এর Bag থেকে পণ্য দেওয়া বা ফেরত নেওয়া, Market থেকে অনুমোদিত জোন/রিটেইলার নির্ধারণ এবং Target থেকে মাসিক টার্গেট সেট করুন।
Salary পাতায় স্টাফ বা DSR-এর বেতনের তথ্য যাচাই ও অনুমোদিত এন্ট্রি করুন।

পণ্য ও স্টক নিয়ন্ত্রণ

Product থেকে ব্র্যান্ড খুলে মডেল নির্বাচন করুন।
নতুন ব্র্যান্ড/মডেল তৈরি বা সম্পাদনার আগে একই নাম আছে কি না দেখুন।
Stock Entry-তে সঠিক মডেল, IMEI ও পরিমাণ নিশ্চিত করে পণ্য যোগ করুন। IMEI ভুল হলে ভবিষ্যৎ বিক্রয় ও ট্র্যাকিং ভুল হবে।
Current Stock, Product Ledger, Sold History ও Price History দিয়ে অমিল যাচাই করুন।
পণ্যের অবস্থান পরিবর্তন বা তথ্য সংশোধনের আগে Item Info-এর ইতিহাস দেখুন।

কোম্পানি, ব্যাংক, ঋণ ও সেটিংস

Other Tasks থেকে Companies, Banks, Loan এবং Other Incomes পরিচালনা করুন। প্রতিটি এন্ট্রির তারিখ, টাকা ও মন্তব্য যাচাই করুন।
Settings → Market Zones থেকে জোন ও জোনভিত্তিক রিটেইলার সাজান।
Expense Categories থেকে খরচের বিভাগ এবং Carousel Images থেকে স্বাগতম পাতার ছবি পরিচালনা করুন।

Role: Admin, Core Admin ও Super Admin

অ্যাডমিন নির্দেশিকা

ড্যাশবোর্ড

ড্যাশবোর্ডে আজকের বিক্রয়, পেমেন্ট ও খরচের সারসংক্ষেপ দেখুন। এরপর Clients, Product, Invoices, Payments, Sale Items, Expenses, Search ও Reports থেকে দৈনন্দিন কাজ করুন। Core Admin হলে Staffs ও Other Tasks-ও দেখা যাবে।

বিক্রয় ও নতুন ইনভয়েস

Sale Items খুলুন; অথবা Invoices পাতার সবুজ যোগ (+) বাটন চাপুন।
পণ্যের পূর্ণ ১৫ সংখ্যার IMEI লিখুন/স্ক্যান করুন। অন্তত ৩ সংখ্যা লিখলে স্টকে থাকা মিলযুক্ত পণ্য দেখাবে; যোগ (+) চাপলে সেটি Cart-এ যাবে।
Cart-এর পণ্য, সংখ্যা ও মোট মূল্য যাচাই করুন। ভুল পণ্য ক্রস (×) বাটনে সরিয়ে দিন।
পণ্য যোগ হওয়ার পরে নাম বা ফোন দিয়ে Retailer/Customer খুঁজুন। উভয়ের মধ্যে বদলের অপশন কেবল কনফিগারেশনে অনুমোদিত থাকলে দেখা যাবে।
ক্রেতার নাম, ঠিকানা, আগের Due/Balance ও নতুন Payable যাচাই করে Create Invoice চাপুন। ইনভয়েস তৈরির সঙ্গে পণ্য Sold হবে এবং ক্রেতার হিসাবে Debit যোগ হবে।

ইনভয়েস দেখা ও সংশোধন

Invoices থেকে ইনভয়েস খুলে ক্রেতা, পণ্য, মূল্য, ডিসকাউন্ট ও মোট হিসাব দেখুন; প্রয়োজন হলে প্রিন্ট করুন।
আজকের ইনভয়েসে স্টকে থাকা পণ্য IMEI দিয়ে যোগ করা যায়। একাধিক পণ্য থাকলে অনুমতি অনুযায়ী একটি পণ্য ফেরত নেওয়া যায়।
দিনের হিসাব বন্ধ না হলে আজকের ইনভয়েসে Discount আবেদন করা যায়। অনুমোদনের আগে এটি Pending থাকবে; প্রত্যাখ্যাত হলে কারণ যাচাই করে সংশোধন করুন।
সম্পূর্ণ ইনভয়েস বাতিল করলে অ্যাডমিনের বিক্রয়ের পণ্য Stock-এ এবং DSR-এর বিক্রয়ের পণ্য সংশ্লিষ্ট DSR-এর Bag-এ ফিরবে। নিশ্চিত না হয়ে এই কাজ করবেন না।

পেমেন্ট, খরচ ও অন্যান্য আয়

Payments থেকে লেনদেন দেখুন এবং Create থেকে Retailer/Customer নির্বাচন করে টাকা, তারিখ ও মন্তব্যসহ পেমেন্ট লিখুন।
ভুল পেমেন্ট সম্পাদনা বা মুছতে আগে ব্যক্তি, পরিমাণ ও সংশ্লিষ্ট হিসাব যাচাই করুন।
Expenses-এ সঠিক Expense Category, তারিখ, পরিমাণ ও বিবরণ ব্যবহার করুন।
ব্যবসার অন্য আয় বিক্রয় বা পেমেন্ট হিসেবে না দেখিয়ে Other Incomes-এ লিখুন।

রিপোর্ট ও হিসাব যাচাই

Daily, Weekly, Periodic, Monthly ও Annual রিপোর্টে সঠিক তারিখ/সময়কাল নির্বাচন করুন।
Monthly অংশে Summary, Balance Sheet, Brand-wise Sales, Brand-wise Stock-in, Expenses, Other Incomes ও Salaries দেখুন।
Market Dues দিয়ে রিটেইলার বকেয়া এবং Asset Count/Logger দিয়ে সম্পদের হিসাব ও ইতিহাস যাচাই করুন।
অমিল পেলে মূল Invoice, Payment, Expense, User Ledger বা Product Ledger পর্যন্ত অনুসরণ করুন; কারণ না জেনে সমন্বয় এন্ট্রি দেবেন না।

Role: Staff

স্টাফ নির্দেশিকা

Staff নামে অ্যাকাউন্ট তৈরি করা গেলেও বর্তমান permission বিন্যাসে আলাদা Staff role-কে Dashboard-এর প্রশাসনিক বা DSR workflow দেওয়া নেই। কোনো স্টাফকে সফটওয়্যারে কাজ দিতে হলে তার দায়িত্ব অনুযায়ী Super Admin-কে দিয়ে উপযুক্ত Admin বা DSR role নির্ধারণ করান। অনুমতি না থাকলে অন্যের অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করবেন না।

Role: DSR

ডিএসআর নির্দেশিকা

অনুমোদিত DSR ড্যাশবোর্ডে Search, My Status, Monthly Target, In Bag, Sale, Collect এবং Collect From ব্যবহার করতে পারবেন।

ব্যাগ যাচাই ও বিক্রয়

মার্কেটে যাওয়ার আগে In Bag / My Bag খুলে IMEI, মডেল, পণ্যের সংখ্যা ও মোট মূল্য মিলিয়ে নিন। অমিল থাকলে বিক্রয়ের আগে Core Admin-কে জানান।
বিক্রয়ের পণ্যগুলো Bag থেকে নির্বাচন করুন। Selected Items-এ তালিকা ও মোট মূল্য যাচাই করুন; ভুল পণ্য ক্রস (×) দিয়ে বাদ দিন।
Cart বাটন চাপুন এবং নাম বা ফোন নম্বর দিয়ে আপনার অনুমোদিত Retailer খুঁজে নির্বাচন করুন। তালিকায় শুধু নির্ধারিত মার্কেটের রিটেইলার থাকবে।
রিটেইলারের নাম, ঠিকানা, Due/Balance ও Payable মিলিয়ে ইনভয়েস তৈরি করুন। একই রিটেইলারের আজকের ইনভয়েস থাকলে নির্বাচিত পণ্য সেই ইনভয়েসেই যোগ হবে।
তৈরি ইনভয়েসে পণ্য ও মোট টাকা আবার যাচাই করুন। অনুমতি ও দিনের অবস্থা অনুযায়ী Discount বা Incentive যোগ করা যেতে পারে।

কালেকশন

Collect From খুলে নাম/ফোন দিয়ে অনুমোদিত রিটেইলার খুঁজুন।
রিটেইলারের বর্তমান বকেয়া দেখে সঠিক পরিমাণ লিখুন। হাতে পাওয়া টাকার সঙ্গে পরিমাণ মিলিয়ে নিন।
সেভ করার পরে Collect বা Payments তালিকায় নিজের কালেকশন যাচাই করুন। ভুল হলে নিজে নতুন বিপরীত এন্ট্রি না দিয়ে অ্যাডমিনকে জানান।

স্ট্যাটাস ও টার্গেট

My Status থেকে দিনের/মাসের বিক্রয় ও কালেকশন পর্যালোচনা করুন।
Monthly Target থেকে নির্ধারিত লক্ষ্য ও অগ্রগতি দেখুন। Target পরিবর্তনের প্রয়োজন হলে Core Admin-এর সঙ্গে যোগাযোগ করুন।
দিন শেষে Bag-এর অবশিষ্ট পণ্য, Sale, Collect ও হাতে থাকা টাকার হিসাব মিলিয়ে নিন।

Role: Retailer

রিটেইলার নির্দেশিকা

ফোন নম্বর ও পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন করুন। Dashboard-এ নিজের রিটেইলার কার্ড থেকে হিসাব খুলুন।
নিজের Ledger-এ আগের বকেয়া, Invoice Debit, Payment Credit এবং বর্তমান Due/Balance দেখুন।
নিজের ইনভয়েস খুলে পণ্য, IMEI, মূল্য, ডিসকাউন্ট ও মোট টাকা যাচাই এবং প্রিন্ট করতে পারবেন।
অচেনা ইনভয়েস, ভুল পণ্য বা পেমেন্ট না দেখালে ইনভয়েস নম্বর ও তারিখসহ DSR/Admin-কে জানান। নিজে অন্য রিটেইলারের তথ্য দেখতে পারবেন না।

Role: Customer

কাস্টমার নির্দেশিকা

ফোন নম্বর দিয়ে লগইন করুন। বর্তমান ব্যবস্থায় Customer লগইনে আলাদা পাসওয়ার্ড ধাপ নাও আসতে পারে।
Customer-এর প্রবেশাধিকার সীমিত; অ্যাডমিনের মাধ্যমে তৈরি বিক্রয় ও হিসাব-সংক্রান্ত তথ্যের জন্য প্রতিষ্ঠানের সঙ্গে যোগাযোগ করুন।
স্বাগতম পাতা থেকে লগআউট করুন, বিশেষ করে অন্যের ডিভাইস ব্যবহার করলে।

দৈনিক চেকলিস্ট

কাজ শুরুর আগে

সঠিক অ্যাকাউন্টে লগইন
তারিখ ও দিনের অবস্থা যাচাই
Admin: স্টক ও আগের অসমাপ্ত বিষয় দেখা
DSR: Bag ও Target যাচাই

কাজ শেষে

Sale, Payment ও Expense মিলানো
DSR Bag ও Collection মিলানো
Pending Discount/Incentive দেখা
শেয়ার করা ডিভাইস থেকে লগআউট

সমস্যা সমাধান

লগইন হচ্ছে না: ফোন নম্বর, পাসওয়ার্ড ও ইন্টারনেট যাচাই করুন। অ্যাকাউন্ট Approved/Active কি না Admin-কে জিজ্ঞাসা করুন।
কোনো মেনু বা বাটন নেই: অপশন role ও দিনের অবস্থার ওপর নির্ভর করে। আপনার role-এ অনুমতি আছে কি না উচ্চতর Admin-কে জিজ্ঞাসা করুন।
IMEI দিয়ে পণ্য পাওয়া যাচ্ছে না: ১৫ সংখ্যা ঠিক আছে কি না দেখুন। পণ্যটি Stock, Cart, Bag নাকি Sold অবস্থায় আছে তা অনুমোদিত Admin-কে দিয়ে Item Info-তে যাচাই করান।
হিসাব বা স্টক ভুল: তারিখ ফিল্টার ও মূল Invoice/Payment/Expense যাচাই করে সংশ্লিষ্ট User বা Product Ledger দেখুন। কারণ না জেনে নতুন সমন্বয় রেকর্ড করবেন না।
পাতা হালনাগাদ হচ্ছে না: একবার Refresh করে সংযোগ পরীক্ষা করুন। তারপরও সমস্যা থাকলে পাতার নাম, সময়, শেষ কাজ এবং সংবেদনশীল তথ্যবিহীন Screenshot দিন।

সহায়তার সময় Username, Role, পাতার নাম, Invoice/Record নম্বর, আনুমানিক সময় এবং সমস্যার আগে কী করেছিলেন তা জানান। পাসওয়ার্ড কখনো পাঠাবেন না।